Digitalizar documentos, una necesidad aún subestimada por algunas empresas

Si se pregunta a cualquier directivo de una empresa sobre la importancia de la digitalización de sus documentos seguramente no dudará en destacar su importancia. Sin embargo, la gran mayoría de las compañías no lo hace. Esta demora no debe ser tomada a la ligera.
Basta con detenerse a pensar en el valor y el precio de los archivos estratégicos de cualquier firma. Ya sean los registros contables, el historial del cliente o el de un empleado, se trata de información sensible, única e irremplazable. Aunque cueste creerlo, todavía hay instalaciones que atesoran la información en hojas de cálculo, escritos a papel, lapicera y lápiz. La vulnerabilidad de guardar datos tan fundamentales en esta forma es evidente.

Una solución de gestión de activos apropiada debe ser una prioridad de todo negocio. Y ocuparse de su gestión y mantenimiento es una tarea que no puede posponerse. Si no se dispone en la propia empresa de recursos humanos y económicos suficientes existe la posibilidad de tercerizar el servicio. En https://richam.com.ar/alquiler-impresoras.php se puede encontrar más información sobre ofertas y asistencia personalizada.

El amplio abanico de las posibilidades actuales incluyen modernos servicios en la nube y soluciones SAAS (software como servicio). Una vez concluido el proceso y obtenida la información digitalizada la velocidad y la escalabilidad del recurso estará asegurada.

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Este tipo de prestaciones promete grandes beneficios a empresas de cualquier tamaño y sector productivo. No contar con estos activos digitalizados es un riesgo enorme. En primer lugar porque los productos físicos están sometidos al desgaste y el deterioro diario; además están expuestos a cualquier otra complicación relacionadas con siniestros o imprevistos edilicios. Cualquier accidente o imprevisto, como una inundación por un caño rato o un derrumbe de armarios, puede arruinar o borrar en pocas horas el trabajo de décadas y traen consigo el riesgo de su rotura e incluso la posibilidad de daños físicos a empleados. Finalmente, la sola manipulación de papeles, carpetas, soportes digitales (CD, memorias externas) contribuyen a su deterioro.

A la hora de hablar de los beneficios de la digitalización las ventajas son muchas. Desde la reducción de los espacios necesarios para su conservación, hasta la integridad, la seguridad y la disposición siempre inmediata de cualquier documento, planilla o dato de la organización. Pero además el correcto orden y la sistematización de los elementos permite disponer de ellos y combinar los datos de formas casi infinitas. Esta posibilidad de prefijar, pensar o establecer patrones entre los datos seleccionados bajo un criterio pertinente, otorga una ventaja comparativa inigualable. Es decir, no se trata solo de acumular o guardar información en forma segura. Sino que en la era del big data contar con datos claros, ordenados por secuencias y criterios que pueden cambiarse, inventarse y reinventarse es fundamental para el refuerzo de ingresos.
En este sentido, una inversión que en sus comienzos tiene como beneficio la preservación de activos de una industria puede convertirse incluso en una nueva fuente de información siempre fresca y lista. Esta practicidad es oro en polvo para sectores como el marketing y la comunicación de cualquier empresa, que podrá encontrar en estos recursos diversos datos que dan cuenta de momentos y acciones anteriores, permitiendo nuevas conclusiones y la puesta en marcha de planes con ciertas prueba de éxito asegurada.

Para iniciar este camino, el primer paso es encontrar la gente y los recursos idóneos para avanzar en la captura, administración y orden de los archivos. Este trabajo, como ya se dijo puede ser realizado por la propia compañía o por terceros. La antigüedad en el mercado de Richam la posicionan como un buen candidato para esta tarea. Lo interesante de estas opciones con gran cantidad de años en el mercado, es que proponen formas comprobadas de maniobrar los datos.